Система діловодства та її роль в підвищенні ефективності управлінської діяльності.

 

План.

1. Процес управління організацією як процес отримання, оброблення та передавання інформації.

2. Поняття про документ.

3. Складові системи діловодства.

4. Класифікація документів.

 

Література.

Діловодство: Навчальний посібник: К.: Центр навчальної літератури, 2006р.

Підприємство можна розглядати як колектив, організацію людей, об’єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру: внутрішні зв’язки, що забезпечують певну взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи працівниками, а зовнішні зв’язки – з діловими партнерами , підприємствами, органами влади. Зовнішні та внутрішні зв’язки можна розглядати як інформаційні.

З точки зору технології, управління підприємством являє собою процес отримання, оброблення інформації, прийняття рішення та доведення його до виконавця. Найважливішою частиною управління є прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення необхідна оперативна та достовірна інформація. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішень. Інформація має бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі та оброблення стан справ не змінився. Достовірність інформації визначається мірою відповідності її змісту об’єктивному стану справ. На робоче місце керівника підприємства чи виконавця інформація має надходити у формі, що полегшує її сприйняття та оброблення.

Інформація – це відомості про навколишнє середовище, про процеси, що в ньому відбуваються і які сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами. З точки зору змісту чи сфери діяльності, в якій використовується інформація, умовно її поділяють на управлінську, наукову, технічну тощо. Інформація використовується підприємствами для планування, організації, координації господарської діяльності.

Документальна фіксація інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи. Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.

За тлумачення «Оксфордського словника» «документ» - це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови «документ» - це доказ (інформаційний доказ), підтвердження якогось факту, що мав місце давніше чи має на даний час.

Документ – матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді. Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують взаємодію всіх підрозділів організації. Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв’язки установ та підприємств.

Документи використовують в часі та просторі, тобто мають координуючу функцію. Під час роботи з документами необхідно керуватись нормативними актами України, стандартами (ДСТУ). В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом-рукописним, машинописним, друкарським. Сукупність документів, оформлених згідно з визначеними правилами, називають управлінською документацією.

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні ряду документів. Робота з документами займає 45-75% робочого часу керівника та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву. Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Документування- це процес створення документів. Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, визначеним органам державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:

• підготовка документів;

• складання документів;

• узгодження документів;

• оформлення документів;

• виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діловодства (документального забезпечення управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати оцінки якості документування систем управління.

 

Функції документів.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати –причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку.

Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві.

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.

 

Класифікація документів.

За змістом – загальні, з адміністративних питань, спеціалізовані (облікові, фінансові, комерційні), організаційно-розпорядчі.

За призначенням – фінансово-розрахункові, з постачання і збуту, з особового складу.

За походженням – офіційні, особисті.

За місцем складання – внутрішні, зовнішні.

За технікою відтворення – рукописні, друковані, фотокінодокументи, звукові.

За формою – індивідуальні, стандартні(типові), трафаретні.

За ступенем гласності – звичайні, для службового користування, секретні, цілком секретні.

За терміном виконання – звичайні (безстрокові), термінові.

За стадіями створення – оригінали, чернетки, копії.

За строками зберігання – постійні, тривалого зберігання (понад 10років), тимчасового зберігання (до 10 років).

 

Тема – Підготовка до складання та оформлення документів .

 

План.

1. Вимоги до оформлення бланків і змінних реквізитів . Реквізити 10 , 14 .

2. Вимоги до оформлення змінних реквізитів . Реквізити 16 , 18.

 

Література

Блощинська В.Аю

Сучасне діловодство . Навч. пос.- К .. Центр навч. літератури , 2005.

Діденко А.Н.

Сучасне ділводство . Навч.посібник – К..Либідь , 2004.

Скібіцька Л.І.

Діловодство Нвч . посібник – К .. Центр навч. л – ри ,2006.

Текст документів на аркушах ( бланках ) формату А4 друкують через 1,5міжрядковий інтервал . Тексти документів . що підготовлені до видання друкарським способом , а також тексти доповідей , виступів друкуються через 2 міжрядкові інтервали .

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів ( крім тексту ) – 28 знаків .

Якщо документ оформляють на двох чи більше аркушах , то другий і наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами . Якщо документ оформлено на одному аркуші з двох боків , то другу сторінку не

нумерують.

Реквізит 10 ( назва виду документа ) друкують великими літерами .

Реквізит 14 ( місце складання чи видання ) зазначають відповідно до чинних документів щодо позначень об’єктів адміністративно – територіального поділу України .м. Рівне .

Скорочення м при слові Київ можна пропускати .

Реквізит 16

Документи адресують підприємствам , організаціям , установам , фірмам , їхнім структурним підрозділам чи посадовим особам .

Якщо документ адресують установі без зазначення посадової особи , то її назву наводять к Н.в., наприклад –

Державний комітет молодіжної політики , спорту та туризму України.

Якщо документ адресують установі із зазначенням посадової особи , то їїназву наводять у Н.в., а посаду і прізвище у Д.в., наприклад-

Київський електромеханічний завод, відділ постачання й збуту , старшому економістові п. Непиийводі В.Г.

У реквізиті 16 можна зазначати вчене звання адресата , наприклад –

Київський національний університет ім. Т.Шевченка

Деканові філософського факультету проф. Конверському А.Б.

Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій , то адресата зазначають узагальнено , наприклад –

Управителям комерційних банків м. Києва

Реквізит 18 ( резолюція )

Вказівки щодо виконання документа фіксують у формі резолюції , до якої входять прізвище виконавця , зміст доручення й термін виконання . Резолюція має бути підписана й датована . наприклад –

Єршову В.К.

Підготувати відповідь до 12. 04.2009 (підпис) 7. 04. 2009.

 

Тема – Підготовка до складання та оформлення документів .

 

План.

1. Формуляр – зразок ОРД.

2. Вимоги до оформлення змінних реквізитів . Реквізити 17, 11, 19.

3. Вимоги до оформлення змінних реквізитів . Реквізити 15, 26, 29.

 

Література.

Блощинська В.А.

Сучасне діловодство. Навч. посібник . – К.. Центр навч. л – ри ,2005.

Діденко А.Н.

Сучасне діловодство . Навч. посібник – К.. Либідь , 2004.

 

Реквізит 17 ( гриф затвердження ) складається зі слова “Затверджую”, назви посади особи , яка затверджує документ , її особистого підпису , його розшифрування й дати , наприклад :

Затверджую

Директор електромеханічного заводу ім. В.С.Петрова

(підпис) А.К. Маршук

24.05.2009

Коли документ затверджують посановою , рішенням , наказом , протоколом , то гриф затвердження складається зі слова “Затверджено”, назви документа в Н.в., його дати й номера , наприклад:

Затверджено

Наказ ректора університету

22.03. 2009

Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті документа .

Реквізит 11.

Дати підписання . затвердження . погодження документа , а також дати . що містяться в тексті , оформляють цифровим способом . Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності – день місяця , місяць , рік , наприклад :21.01.2009р. Можна спочатку зазначати рік . а також – місяць і день місяця – 2009. 01.21. Роки , починаючи з 2000, рекомендується зазначати чотирма цифрами .

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно – цифровий спосіб оформлення дат – 9 березня 2009 р.

Реквізит 19 ( заголовок до тексту ).

Стислий виклад змісту документа наводять у заголовку . Останній має бути максимально короткий . ємкий . точно передавати зміст тексту й граматично узгоджуватися з назвою документа , наприклад :

наказ (про що?)Про нагородження , протокол ( чого?) Засідання вченої ради .

Заголовок до тексту в документах , виготовлених на бланках чи аркушах формату А5, не наводять.

Реквізит 26(відбиток печатки).

На документах , що засвідчують права посадових осіб , які фікують факт витрати коштів і матеріальних цінностей , а також спеціально передбачених правовими актами , підпис відповідальної особи має бути завірений гербовою ( круглою , що прирівнюється до гербової ) печаткою .

Відбиток печатки слід проставляти так , щоб він захоплював частину(3-4) знаки назви посади особи , яка підписала документ .

Реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа) проставляють на документах , що містять інформацію для обмеженого кола осіб . Друкують його в правому верхньому куті робочої площі із зазначенням номера примірника даного документа , наприклад:

КТ

Прим.№1

або

Конфіденційно Прим. №1

Гриф може формулюватись й так – цілком таємно , для службового користування , не для друку , КТ.

Реквізит 29 ( позначка про виконання документа й направлення його до справи ) має містити такі дані –

• короткі відомості про виконання , якщо немає документа , котрий свідчить про виконання або , якщо такий документ є , посилання на його дату й номер ,

• слова “У справу “,

• номер справи , де зберігається документ .

Позначка про виконання документай направлення його до справи має бути підписана й датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу , в якому виконано цей припис документ.

У справу №21

Питання вирішено в телефонній розмові з директором Марченко Р.Ф.

(підпс)Т.Твердохліб

21.04.2009

 

Тема – Оформлення організаційно – розпорядчої документації.

 

План.

1. Класифікація ОРД за функціональною ознакою .

2. Визначення . основні реквізити , структура та призначення ОРД.Статут.

3. Визначення ,основні реквізити , структура та призначення ОРД . Положення .

 

Література

А.Н.Діденко

Сучасне діловодство . Навч. пос.- К.. Либідь , 2004р.

Скібіцька Л.І.

Діловодство . Навч. пос. – К.. Центр навч. л – ри , 2006р.

 

За функціональною ознакою ОРД поділяються на такі групи –

• організаційну ( статут , положення , посадова інтрукція , правила ). Ці документи визначають правове положення та основні завдання установ , підприємств та їх структкрних підрозділів , окремих працівників ,

• розпорядчу ( наказ . рішення , вказівки , розпорядження). Ці документи слугують як засіб передачі рішень іншим організаціям та конкретним особам .

Статут – це юридичний акт . яким оформляється утворення підприємства , визначається його структура , функції , правовий статус , взаємовідносини з іншими підприємствами та фізичними особами .

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів , де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси .

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність .

Статути бувають типові ( розробляються для однотипних підприємств ) та індивідуальні ( створюються на підставі типових конкретизацією їх .

Реквізити

1. Назва організації .

2. Назва виду документа .

3. Позначка про реєстрацію .

4. Місце складання чи видання , рік .

Усі зазначені ревізити офомляють на окремому аркуші паперу – титульніц сторінці .

Текст статуту може мати такі розділи :

• загальні положення ,

• цілі й предмет діяльності ,

• фонди товариства ,

• зовнішньоекономічна діяльність ,

• права та обов’язки засновників ,

• порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків товариства ,

• майно товариства ,

• форс – мажор ,

• зміни законодавства ,

• органи управління товариства ,

• реорганізація  та ліквідація товариства ,

• набуття статутом чинності , зміни й доповнення до нього.

Зміст статуту має бути постійно істинним , тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни . Мета створення й діяльності підприємства зазначені в статуті , не повинні суперечити чинним законам України .

Усі аркуші зшивають , прошнуровують і скріплюють печатками . Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації . Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям , державним контролюючим органам , представникам судових і слідчих органів , податковій інспекції . партнерам по бізнесу .

Статути слугують підставою для розробки положень , правил та інших документів , що створюються на підприємствах .

Положення – це правовий акт , що визначає порядок утворення , права , обов’язки й організацію роботи підприємств . За змістом розрізняють такі положення :

• про підприємства , їхні структурні підрозділи з регламентацією  порядку їх утворення , структури , функцій , компетенцій , обов’язків та організації роботи ,

• про організацію різних заходів . Структуру й зміст таких положень визначають установи , які є організаторами заходів .

Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств .

Індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва на підставі типових . Проект положення підписує керівник структурного підрозділу , а затверджує керівник вищого рангу .

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу . Положення набуває чинності з дня його затвердження .

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4 . Якщо положення не виходить за межі підприємства , то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

 

Тема – Оформлення організаційно – розпорядчої докуметації .

 

План .

1. Визначення , основні реквізити , структура та призначення розпорядчих документів . Наказ з питань основної діяльності та витяг з нього .

2. Визначення . основні реквізити , структура та призначення розпорядчих документів . Розпорядження .

 

Література .

А.Н.Діденко

Сучасне діловодство . Навч. пос. – К.. Либідь , 2004р.

Скібіцька Л.І.

Діловодство . Навч. посібник – К.. Центр навч. л-ри , 2006р.

 

Наказ – це правовий акт . що його видає керівник підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань .

Складання та оформлення наказу регламентуються іінструкціями щодо роботи з документами , правилами про порядок підготування пректу наказу .

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма заінтересованими особами даного підприємства . Якщо встановлені правила видання наказу порушено , то він втрачає юридичну силу , і його слід скасувати . До проекту наказу додають документи , що обумовлюють його доцільність .

Накази з питань основної діяльності – це правові акти . в яких оформляють рішення керівника , пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів . Такі накази видають , коли необхідно довести до відома директивні документи , спланувати конкретні заходи щодо їх виконання , призначити відповідальних осіб , терміни проведення цих заходів .

Реквізити:

• назва виду документа ,

• дата ,

• індекс ,

• місце складання чи видання ,

• заголовок ,

• позначка про контроль ,

• текст ,

• підпис ,

• гриф затвердження (в разі потреби),

• візи (в разі потреби),

• печатка (вразі потреби),

• позначка про виконання .

Текст наказу складається з двох частин – констатувальної та розпорядчої .

У констатувальній висвітлюють цілі й завдання та причини видання наказу , дають посилання на документ , що є підставою для видання наказу .

Розпорядча частина починається словом – наказую . Далі наводять заходи вказують терміни виконання завдань .

Витяг – копія будь – якої частини оригіналу документа .

З нього береться лише та розпорядча частина тексту . що й потрібна для практичної роботи . Констатувальну частину переносять у витяг цілком .

 

Розпорядження – це акт управління посадової особи , державного органу , котрий виданий у межах їхньої компетенції й має юридичну силу щодо громадян та підлеглих організацій .

Розпорядження видають Президент України , Кабінет Міністрів , виконкоми Рад народних депутатів , а також керівники підприємств та їх заступники для вирішення оперативних завдань . Текст розпорядження оформляють так само як і текст наказу , лише в констатувальній частині можуть уживаи слова – зобов’язую , дозволяю , забезпечити .

 

Тема – Складання та оформлення документів з господарсько – договірної та зовнішньо – економічної діяльності .

 

План.

1. Документування господарсько – договірної діяльності . Формуляр – зразок цих документів . Договори , види договорів .

2. Протоколи розбіжностей до договорів , їх реквізити.

 

Література .

А.Н.Діденко

Сучасне діловодство . Нач пос. – К.. Либідь , 2001р.

Універсальний довідник – првктикум з ділових паперів – К.. Довіра . УНВЦ “Рідна мова”, 1999р.

Договір – це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення , зміну або припинення цивільних прав і обов’язків . Договір може бути укладено між окремими громадянами , між окреми громадянами та організаціями . між організаціями .

В основі нових умов господарювання і розвитку ринкових відносин лежить економічна самостійність підприємств , і договір між підприємствами є одним з важливих засобів і міжвиробничих відносин .

Існують договори різних видів . Цивільний кодекс передбачає такі доовори :

• поставки ,

• купівлі – продажу ,

• закупівлі с-г продукції,

• позики ,

• оренди .

Найпоширенішими договорами між організаціями та підприємствами є договори поставки , оренди приміщень , підряду .

Договір потавки – доовір , за яким організація – постачальник повинна передати в певні теоміни організації –покупцеві у власність або оперативне управління певну продукцію , а організація – покупець повинна прийняти продукцію до оплати за втановленими цінами .

Сторонами договору – поставки можуть бути державні . суспільні . орендні та інші організації та підприємства .

 

Протоколи розбіжностей до договорів складають у випадках виникнення суперечки з тексту договору і доданої специфікації . Часто виникають суперечки , пов’язані з термінами відвантаження або постачання продукції, сумою договору , формами розрахунків між сторонами .

Проект договору – постачання складає , як правило , постачальник і висилає його покупцеві . Покупець повинен у 10 – денний термін підписати його , скріпити печаткою і повернути постачальникові . Коли покупець не згоден з яким – небудь пунктом або кількома пунктами договору , він також повинен у 10 – денний термін скласти протокол розбіжностей і у двох примірниках скерувати його разом з підисаними договорами на адресу постачальника .

Постачальник . що отримав підписаний покупцем проект договору разом з протоколом розбіжностей , повинні протягом 20 – ти днів розглянути його , внести до договору всі прийняті ним пропозиції покупця , а спірні передати у тойже термін на розгляд суду й повідмити про це покупця . Якщо протягом згаданого терміну постачальник не передасть спірні питання на розгляд суду . умови договору з цих пунктів вважаються прийнятими постачальником .

Реквізити:

• назва документа .

• назва сторін між якими виникли розбіжності за договором . номер договору та його дати ,

• формулювання заперечувальних пунктів специфікації та договору у редакції постачальника , які пишуть з лівого боку ,

• формулювання заперечувальних пунктів специфікації та договору в редакції . запропонованій покупцеві , які пишуться з правого боку ,

• підпис покупця, дата . підпис і печатка покупця ,

• підпис постачальника , дата . підпис і печатка постачальника .

 

Тема – Складання та оформлення документів з господарсько – договірної та зовнішньо – економічної діяльності .

 

План .

1. Типовий контракт , який відтворює зовнішньо – торговельну практику . Формуляр – зразок контракту.

 

Література .

Універсальний довідник – практикум з ділових паперів . – К..Довіра . УНВЦ “Рідна мова “, 1999р.

 

Типовий контракт – зразок (проект) договору , що містить його умови , яківідтворюють зовнішньоторговельну практику . є підставою для переговорів про майбутні угоди , та може змінюватися й доповнюватися сторонами.

Основними умовами контракту є :

• предмет контракту ,

• кількість товару ,

• ціна товару ,

• базис постачання товару ,

• гарантії,

• санкції за неналежне виконання контракту ,

• пакування й маркування товару ,

• терміни й порядок пред’явлення претензій.

Предметом контракту є майно (товар) , що Продавець (постачальник) повинен передати своєму контрагентові (покупцеві) у певному місці .

Визначення місця виконання договору є важливим і таким , що позначається на ціні товару . Місце виконання договору в рамках основних умов виконання угоди прийнято називати базисом постачання .

Постачання може здійснюватися залізничним або автотранспортом , на борту судна .

Реквізити:

• назва виду документа . номер,

• місце йдата укладання ,

• назва сторін , що укладають контракт ,

• предмет контракту (назва й кількість товару),

• якість товару,

• ціна ( за одиницю й загальну вартість постачання ),

• місце , терміни постачання ,

• вимоги до упакування й маркування ,

• умови й порядок платежу ,

• умови здавання й приймання товару ,

• транспортні умови ,

• гарантії та санкції ,

• умови про арбітраж,

• умови про технічну документацію ,

• інші умови ,

• юридичні адреси сторін ,

• підписи продавця й покупця ,

Часто контракти складають на типових бланках.

 

Тема – Оформлення документів . які використовують у роботі зкадрами .Ознайомлення з порядком оформлення особових справ.

 

План.

1. Перелік документів , які вносять до особової справи .

2. Формування . зберігання особових справ .

3. Правила користування особовою справою .

 

Література.

А.Н.Діденко

Сучасне діловодство – К .. Либідь, 2001р.

 

Особова справа – це сукупність документів . що містять докладні відомості про працівника (студента). На кожног працівника підприємства у відділі кадрів ( чи у відповідній службі) формують особову справу . До неї вносять документи , що їх складає або заповнює працівник , влаштовуючись на роботу (заяву . особовий листок з обліку кадрів чм анкету , автобіографію ), копії документів про освіту . витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу , які стосуються даного працівника . Всі ці документи підшивають в окрему теку . на обкладинці якої в такій послідовності зазначають :

• назву підприємства , відділ кадрів , особова справа № ..., ім’я по батькові , прізвище працівника на котрого оформлено особову справу , правила користування особовою справою .

До особової справи вносять такі документи :

• опис документів , що зберігаються в особовій справі ,

• заява про прийняття на роботу ,

• направлення чи рекомендація ,

• анкета або особовий листок з обліку кадрів ,

• автобіографія ,

• копії документів про освіту (кваліфікацію),

• характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу),

• витяги з наказів ,

• доповнення до особового листка з обліку кадрів ,

• листок заохочень і стягнень ,

• довідки та інші документи , що стосуються даної особи .

Довідки про стан здоров’я з місця проживання та інші документи . що мають другорядний характер , групують окремо . Не вносять до особових справ витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, заохочення , зміну прізвища . Ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень і стягнень .

Особові справи зберігають окремо від інших документів . у спеціальних сейфах . Доступ до особових справ мають працівники , які визначені наказом керівника .

Вразі формування особих справ підприємству доєволяється виготовляти копії потрібних документів . Знімати копію можна лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів . Вони мають бути звірені з оригіналом і належно засвідчені відповідною посадовою особою .

Знімання й засвідчення копій з паспорта , профспілкового квитка . перепустки , депутатського мандата , військового квитка заборонено.

Правила користування особовою справою.

1. Особову справу . взяту з відділу кадрів . зберігають нарівні з документами для службового користування .

2. Забороняється :

• затримувати особову справу більш як на три дні ,

• робити будь – які виправлення записів чи дописування ,

• вилучати документи чи вносити нові .

 

Тема – Оформлення документів , які використовують у роботі з кадрами. Підготовка відряджання працівника .

 

План .

1. Підготовка відряджання працівників .

2. Видання наказу про відрядження та оформлення посвідчення про відрядження .

3. Порядок відряджання у межах України .

 

Література .

А.Н.Діденко

Сучасне діловодство – К .. Либідь , 2001р.

 

Службовим відрядження вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службових доручень поза місцем його постійної роботи . Порядок відрядження регламентує “Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон “.

Підготування відряджень працівників – важлива складова роботи відповідних осіб . Щоб відрядження було успішним . потрібно:

• дібрати й підготувати необхідну інфомацію ,

• дібрати й підготувати матеріали та документи . що можуть знадобитись працівникові ,

• віддрукувати програму відрядження .

Програму відрядження друкують у двох примірниках , один з яких вручають працівникові , другий – залишають на підприємстві . В програмі вказують назви організацій , структурних підрозділів , посадових осіб(їхні прізвища , імена . по батькові . службові телефони), з якими передбачено зустрічі . Детально зазначають зміст запланованих заходів , а також місце й час їх проведення .

Від’їздові у відрядження передує видання наказу про відрядження та оформлення посвідчення про відрядження , в якому зазначають :

• прізвище , ім’я . по батькові працівника,

• куди відряджено ,

• підставу для відрядження ,

• термін відрядження ,

• назву , серію, номер документа , що засвідчує особу відрядженого ,

• дату й номер посвідчення про відрядження .

Наказ про відрядження видають за кілька днів до виїзду аби працівник міг підготуватися . Підприємство , що відряджає працівника реєструє це в спеціальному журналі .

Порядок відряджання в межах України.

Відрядженому працівникові перед виїздом видається грошовий аванс у межах суми , визначеної на оплату проїзду , наймання житла , й добові , норми яких встановлено відповідно до постанови Кабміну України від 23.04.99 №663.

На працівника , котрий перебуває у відрядженні , поширюється режим того часу того підприємства . до якого його відряджено . Замість днів відпочинку , не використаних за період відрядження , інші дні відпочинку після повернення не надаються . Якщо працівника спеціально відряджено для роботи у вихідні , святкові та неробочі дні , то компнсація за це виплачується відповідно до чинного законодавства .

За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за поріод відрядження . в тому числі й перебування в дорозі .

Термін відрядження визначається керівником або його заступником , але не може перевищувати 30 календарних днів . Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи . Якщо працівника відряджають до кількох населених пунктів , то показники про день вибуття проставляють в кожному з них . Кількість днів відрядження для виплати добових остаточно визначається з врахуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи що заміщуються як два дні . В разі відряджання працівника строком на один день або до такої місцевості . звідки він може повертатися до місця постійного проживання , добові відшкодовуються як за повну добу . Якщо в посвідченні про відрдження немє позначок то добові не виплачуються .

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому відшкодовують витрати на наймання житла (крім випадків , коли він перебуває на стаціонарному лікуванні) й сплачуються добові протягом всього періоду , поки він не зможе виконувати покладені на нього завдання або повернутися до місця свого постійного проживання , але на строк не більше як два місяці .

За періодхвороби відрядженому працівникові виплачується допомога з тимчасової непрацездатності . Дні тимчасової непрацездатності не включаються в термін відрядження .

Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник повинен подати авансовий звіт про витрачену грошову суму . а також посвідчення про відрядження , й документи (оригінали ) про наймання житла й проїзд .